Ketika kebutuhan printer kantor mulai meningkat, ada dua pilihan yang biasanya dipertimbangkan: membeli printer sendiri atau menyewa printer secara bulanan. Membeli printer memberikan kepemilikan aset. Sementara itu, sewa printer bulanan memberikan fleksibilitas untuk menggunakan perangkat selama periode yang dibutuhkan tanpa harus langsung membeli unit.
Ketika kebutuhan printer kantor mulai meningkat, ada dua pilihan yang biasanya dipertimbangkan: membeli printer sendiri atau menyewa printer secara bulanan.
Membeli printer memberikan kepemilikan aset. Sementara itu, sewa printer bulanan memberikan fleksibilitas untuk menggunakan perangkat selama periode yang dibutuhkan tanpa harus langsung membeli unit.
Tidak ada pilihan yang selalu lebih murah untuk semua perusahaan. Keputusan yang tepat bergantung pada lama penggunaan, volume cetak, anggaran, kebutuhan fitur, jumlah unit, serta rencana operasional kantor.
Artikel ini membahas perbedaan sewa printer bulanan dan membeli printer agar Anda dapat menentukan opsi yang paling sesuai.
Sewa Printer Bulanan vs Beli Printer
Secara sederhana, perbedaannya adalah:
| Pertimbangan | Sewa Printer Bulanan | Beli Printer |
|---|---|---|
| Kepemilikan | Tidak menjadi aset perusahaan | Menjadi aset perusahaan |
| Modal awal | Cenderung lebih ringan karena tidak perlu membeli unit | Membutuhkan dana pembelian di awal |
| Fleksibilitas | Lebih mudah menyesuaikan kebutuhan | Perubahan kebutuhan dapat memerlukan pembelian unit baru |
| Periode penggunaan | Cocok untuk kebutuhan tertentu atau sementara | Cocok untuk penggunaan jangka panjang |
| Penggantian perangkat | Bergantung pada ketentuan layanan rental | Menjadi tanggung jawab pemilik |
| Nilai aset | Tidak memiliki aset printer | Memiliki aset printer |
| Perencanaan | Biaya rental dapat direncanakan berdasarkan periode | Perlu memperhitungkan pembelian dan biaya kepemilikan |
Tabel di atas adalah gambaran umum. Ketentuan rental dan biaya kepemilikan dapat berbeda untuk setiap penyedia dan jenis printer.
Kapan Sewa Printer Bulanan Lebih Cocok?
1. Kebutuhan printer hanya untuk periode tertentu
Perusahaan tidak selalu membutuhkan printer secara permanen.
Contohnya:
- proyek selama beberapa bulan;
- kantor sementara;
- cabang baru;
- pekerjaan administrasi sementara;
- training berkala;
- kegiatan perusahaan tertentu.
Dalam kondisi seperti ini, menyewa dapat memberikan fleksibilitas lebih tinggi dibanding membeli printer yang nantinya mungkin jarang digunakan.
2. Membutuhkan printer tambahan
Kantor yang sudah memiliki printer tetap bisa membutuhkan unit tambahan.
Misalnya jumlah pekerjaan meningkat atau terdapat divisi baru yang membutuhkan perangkat sendiri.
Daripada langsung menambah aset, perusahaan dapat mempertimbangkan rental untuk memenuhi kebutuhan tambahan tersebut.
3. Ingin menjaga fleksibilitas anggaran
Pembelian printer membutuhkan pengeluaran di awal.
Sewa bulanan dapat menjadi alternatif ketika perusahaan lebih nyaman mengalokasikan anggaran berdasarkan periode penggunaan daripada mengeluarkan dana pembelian sekaligus.
Namun, total biaya rental selama periode yang panjang tetap perlu dibandingkan dengan total biaya memiliki printer.
4. Belum yakin dengan kebutuhan jangka panjang
Saat kantor masih berkembang, jumlah pengguna, lokasi, dan volume dokumen bisa berubah.
Sewa memberikan kesempatan untuk mengevaluasi kebutuhan terlebih dahulu sebelum memutuskan apakah printer tertentu memang layak dibeli sebagai aset.
Kapan Membeli Printer Lebih Cocok?
1. Printer akan digunakan dalam jangka panjang
Jika printer diperkirakan digunakan secara rutin selama bertahun-tahun dan kebutuhannya relatif stabil, pembelian dapat menjadi pilihan yang lebih masuk akal.
Perusahaan mendapatkan aset yang dapat digunakan sesuai kebutuhan internal.
2. Kebutuhan printer sudah stabil
Jika jumlah pengguna, volume dokumen, dan jenis pekerjaan sudah diketahui dengan baik, perusahaan dapat memilih printer berdasarkan kebutuhan jangka panjang.
3. Perusahaan ingin memiliki aset
Pembelian berarti perangkat menjadi milik perusahaan.
Ini dapat sesuai dengan strategi perusahaan yang memang ingin membangun dan mempertahankan aset operasional sendiri.
4. Perusahaan siap mengelola perawatan
Memiliki printer berarti perusahaan juga perlu memperhitungkan biaya dan tanggung jawab terkait pemakaian, perawatan, consumable, perbaikan, dan penggantian perangkat ketika sudah tidak sesuai.
Jangan Hanya Membandingkan Harga Sewa dengan Harga Beli
Kesalahan yang cukup umum adalah membandingkan:
biaya sewa bulanan
dengan
harga beli printer.
Padahal perbandingan yang lebih tepat adalah total cost of ownership atau total biaya penggunaan.
Komponen yang perlu dipertimbangkan ketika membeli
Total biaya kepemilikan dapat mencakup:
- harga pembelian printer;
- tinta atau toner;
- kertas;
- perawatan;
- suku cadang;
- perbaikan;
- biaya downtime;
- penggantian perangkat;
- waktu staf untuk menangani masalah perangkat.
Komponen yang perlu dipertimbangkan ketika menyewa
Untuk rental, Anda perlu memahami:
- tarif sewa;
- periode rental;
- jumlah unit;
- biaya tambahan jika ada;
- pengiriman dan pengambilan;
- consumable yang termasuk atau tidak termasuk;
- ketentuan kerusakan;
- dukungan teknis;
- ketentuan perpanjangan.
Detail tersebut harus dilihat dari penawaran aktual, karena setiap layanan rental dapat memiliki kebijakan yang berbeda.
Contoh Perbandingan Sederhana
Bayangkan sebuah perusahaan membutuhkan printer tambahan untuk proyek selama beberapa bulan.
Ada dua pilihan:
Pilihan A — Membeli
Perusahaan mengeluarkan dana untuk membeli printer, kemudian menanggung biaya penggunaan dan perawatan selama proyek berjalan.
Setelah proyek selesai, printer tetap menjadi aset perusahaan.
Pilihan B — Menyewa
Perusahaan menggunakan printer selama periode proyek berdasarkan kontrak rental.
Setelah kebutuhan selesai, perangkat dapat dikembalikan sesuai ketentuan sewa.
Dalam contoh seperti ini, nilai dari fleksibilitas menjadi faktor penting. Jika printer hanya dibutuhkan untuk proyek sementara, membeli printer belum tentu menjadi pilihan paling efisien.
Sebaliknya, jika printer akan terus digunakan setelah proyek selesai, pembelian bisa menjadi lebih menarik.
Cara Menentukan Pilihan yang Tepat
Gunakan lima pertanyaan berikut sebelum mengambil keputusan.
Berapa lama printer akan digunakan?
Semakin jelas periodenya, semakin mudah membandingkan opsi sewa dan beli.
Berapa volume pencetakannya?
Printer untuk dokumen ringan tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan printer yang digunakan untuk pekerjaan administrasi dalam jumlah besar.
Apakah kebutuhan akan berubah?
Jika jumlah printer atau spesifikasi yang dibutuhkan kemungkinan berubah, fleksibilitas rental dapat menjadi pertimbangan.
Apakah perusahaan ingin memiliki aset?
Pertimbangkan apakah printer tersebut memang ingin dicatat dan dipertahankan sebagai aset perusahaan.
Siapa yang menangani masalah printer?
Tanyakan siapa yang bertanggung jawab ketika terjadi kendala dan bagaimana proses penanganannya.
Perhitungan yang Lebih Tepat: Total Biaya Penggunaan
Agar perbandingan tidak bias, buat simulasi sederhana.
Total biaya membeli
Secara konseptual:
Biaya beli + biaya operasional + biaya perawatan + biaya perbaikan − nilai sisa aset
Total biaya sewa
Secara konseptual:
Total biaya rental selama periode + biaya tambahan yang tidak termasuk dalam rental
Kemudian bandingkan hasilnya berdasarkan periode penggunaan yang sama.
Misalnya perusahaan ingin membandingkan penggunaan selama 12 bulan, maka kedua skenario harus dihitung untuk periode 12 bulan.
Dengan cara ini, keputusan tidak hanya didasarkan pada angka harga awal.
Sewa Printer Bulanan untuk Kantor: Apa yang Perlu Ditanyakan?
Sebelum memilih layanan rental, calon penyewa sebaiknya meminta informasi yang cukup jelas.
Tanyakan:
- Printer model apa yang tersedia?
- Berapa lama minimum masa sewa?
- Apa saja fitur printer tersebut?
- Berapa jumlah unit yang tersedia?
- Apa yang termasuk dalam biaya rental?
- Bagaimana ketentuan penggunaan tinta atau toner?
- Bagaimana prosedur jika printer mengalami masalah?
- Bagaimana proses perpanjangan sewa?
- Bagaimana ketentuan pengembalian perangkat?
- Apakah ada biaya tambahan tertentu?
Dengan informasi tersebut, Anda bisa membandingkan penawaran dengan lebih adil.
Mengapa Kebutuhan Printer Perlu Dijelaskan Sebelum Meminta Penawaran?
Penyedia rental tidak seharusnya hanya mengetahui bahwa Anda "butuh printer".
Informasi seperti berikut jauh lebih membantu:
“Kami membutuhkan dua unit printer untuk kantor selama tiga bulan. Penggunaannya untuk administrasi dan dokumen internal.”
Atau:
“Kami membutuhkan beberapa printer untuk proyek sementara dan kemungkinan jumlah unit berubah.”
Dari informasi tersebut, penyedia rental dapat membantu menentukan jenis perangkat dan skema yang lebih sesuai.
Sewa Printer Bulanan di NuSewa
NuSewa menyediakan kategori sewa printer yang dapat digunakan sebagai titik awal untuk mencari perangkat sesuai kebutuhan.
Produk printer NuSewa mencakup beberapa kategori dan merek yang ditujukan untuk kebutuhan berbeda. Data katalog internal NuSewa, misalnya, mencatat printer seperti Epson, HP, dan Brother dengan penggunaan untuk kantor, administrasi, sekolah, event, dan kebutuhan lainnya.
Contohnya, katalog NuSewa mencantumkan:
- Sewa Printer HP LaserJet Pro P1102w untuk dokumen A4 dan kebutuhan kantor/administrasi.
- Sewa Printer Epson LQ-2190 Dot Matrix untuk kebutuhan formulir multipart dan pekerjaan administrasi tertentu.
- Sewa Printer HP Laser 108w untuk pencetakan dokumen A4.
- Sewa Printer Epson EcoTank L14150 A3+ untuk kebutuhan yang memerlukan cetak hingga A3+ dan fungsi multifungsi.
- Sewa Printer Brother DCP-T730DW dan Brother DCP-T530DW untuk kebutuhan print, scan, dan copy pada skenario yang sesuai.
Ketersediaan unit dan konfigurasi aktual perlu dikonfirmasi sebelum pemesanan.
Kapan Sebaiknya Menghubungi NuSewa?
Hubungi NuSewa ketika Anda sudah mengetahui beberapa informasi dasar:
- jenis pekerjaan;
- jumlah printer;
- lama penggunaan;
- kebutuhan print saja atau multifungsi;
- lokasi penggunaan;
- kebutuhan tambahan lainnya.
Dengan informasi tersebut, proses pencarian unit akan lebih cepat dan diskusi dengan tim rental menjadi lebih terarah.
Kesimpulan
Sewa printer bulanan vs beli printer bukan sekadar soal mana yang memiliki harga lebih rendah.
Sewa dapat lebih sesuai ketika perusahaan membutuhkan fleksibilitas, perangkat tambahan, atau printer hanya untuk periode tertentu.
Sementara itu, pembelian dapat lebih sesuai ketika printer akan digunakan dalam jangka panjang, kebutuhan sudah stabil, dan perusahaan memang ingin memiliki aset.
Kunci keputusan adalah menghitung total biaya penggunaan dalam periode yang sama dan mempertimbangkan kebutuhan operasional secara keseluruhan.
Untuk kebutuhan rental, Anda dapat mulai dengan melihat layanan sewa printer NuSewa dan menyampaikan kebutuhan Anda kepada tim agar pilihan perangkat dapat disesuaikan.